Les entreprises qui manipulent et traitent les données personnelles de leurs habitués doivent impérativement se munir d’un logiciel DPO performant. DPO signifie tout simplement Délégué à la Protection des Données, il sert également à décrire un poste. Ce choix est l’une des étapes les plus importantes pour assurer la mise en conformité rgpd ou Règlement général sur la protection des données. Le rgpd a été édité par une loi promulguée le 25 mai 2018. Elle reste en vigueur à ce jour. En effet, en utilisant un logiciel rgpd, plusieurs processus de la mise en conformité sont effectués avec automatisme.
Qu’est-ce qu’un Logiciel RGPD plus exactement ?
D’abord, il faut comprendre que la mise en conformité au règlement général de la protection des données exige la transparence. Ainsi, les entreprises ont l’obligation de déclarer les méthodes et les procédés qu’elles emploient pour collecter et stocker les données. Avec la déclaration rgpd, elles doivent également présenter le recueil des consentements de tous les individus dans leur base donnée. Afin de confirmer que votre entreprise est conforme au rgpd, il est essentiel de faire en sorte que votre logiciel CRM soit également en règle avec les nouvelles législations européennes sur les protections de données.
Un logiciel CRM est celui qui s’occupe de la gestion des relations client, autrement appelé Customer Relationship Management. Opter pour un logiciel de mise en conformité rgpd consiste à la fois à bénéficier d’un outil sur mesure et à simplifier au maximum la gestion des consentements, des oppositions ou encore de la suppression de données. Un logiciel rgpd se présente comme le meilleur dispositif pour le Data Protection Officer. Il lui permet de mener à bien ses missions de protection des données de l’entreprise. Les fonctionnalités d’un logiciel rgpd sont principalement : l’identification des données sensibles, l’automatisation de la cartographie de traitement, la détection des mentions interdit dans les commentaires, la tenue optimisée des registres des données et les probabilités et les diagnostics en temps réel
RGPD, comment choisir un bon logiciel ?
Dans la mesure où votre entreprise collecte et manipule des données personnelles et que vous n’êtes pas en règle, il est temps de vous conformer. Il existe des logiciels rgpd de pointe qui peuvent répondre à vos besoins. Le premier critère de choix en matière de DPO, c’est l’ergonomie du logiciel. Vous avez besoin d’une bonne entrée en la matière, de ce fait, un bon logiciel ergonomique vous sera facile à utiliser et à apprendre. De plus, il effectuera sans erreur les étapes rgpd indispensables à la mise en conformité de votre boîte. Les entités qui ne sont pas en règle peuvent être sanctionnées par la CNIL ou la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés.
Vous devez également vous intéresser aux solutions SaaS ou Software as Service. L’utilisation de ces dernières ne requiert aucune installation de logiciel ni de Data Center. Il suffit de souscrire périodiquement à une offre SaaS. Le plus souvent, elle se présente sous la forme d’un abonnement mensuel. Sélectionnez la solution qui correspond le plus à vos besoins. Ces solutions privilégient la sécurité puisque les ordinateurs et les Data Centers ne sont jamais à l’abri des pannes. C’est un risque considérable qui pourrait affecter votre mise en conformité.
Se pendre un DPO pour manipuler le logiciel rgpd
En vue d’assurer le respect des réglementations et de la sécurité de vos données, il est judicieux de désigner un DPO pour se charger de l’utilisation du logiciel rgpd. Par ailleurs, il est obligatoire d’en avoir un. C’est donc vital pour la mise en conformité de votre entreprise. Un DPO veille à l’achèvement des étapes rgpd et à la déclaration rgpd. La CNIL décrit les étapes rgpd en plusieurs parties.
Le pilote se familiarise avec les logiciels rgpd nouvellement sortis sur le marché. Il vous conseille également sur la gestion globale de vos données. Il consulte quotidiennement les contenus de votre base de données. Le DPO assure également la documentation juridique. Il surveille les sources des informations intégrées sur votre plateforme. De ce fait, il serait plus facile pour lui de répondre à des interrogations d’ordre juridique. La prise en main du logiciel rgpd utilisé est également sous sa responsabilité. Ce dernier est aussi tenu d’échanger souvent avec l’équipe de support.